Der Tagesablauf eines Instandhalters ist nicht immer leicht. Oft steht man vor Herausforderungen, die man schnell und zur Zufriedenheit aller Beteiligten meistern
muss. „Feuerwehr spielen“ schränkt aber die Möglichkeiten der eigenen Gestaltung
ein. Wenn es „brennt“, muss „gelöscht“ werden. Da bleibt kaum Zeit für systematische
Weiterentwicklung. Wie ein typischer Tagesablauf aussieht und wie man aus „typisch“ „neu und besser“ macht, ist Inhalt der nächsten Blogserien-Teile.
Nachdem wir die Ressource "Wissen" in Teil 4 der Blogserie betrachtet haben, schauen wir uns nun den weiteren Tag eines Instandhalters an. Wir betrachten zuerst die Gegenwart und blicken dann in die Zukunft und auf unsere Empfehlung, wie Sie von dem Ist-Zustand auf einen Soll-Zustand gelangen.
FINANZEN - OHNE MOOS NIX LOS!
Transparenz durch Kennzahlen
Oft scheitern Budgetfreigaben an einer fehlenden Transparenz der Kennzahlen.
Fehlen fundierte Argumente für weitere Investitionen, können dafür keine Mittel akquiriert werden. Beides kann durch eine Etablierung eines durchgängigen Finanzmanagements vermieden werden.
DIE INSTANDHALTUNG VON HEUTE
Und dann kommt noch ein Termin vor dem Mittag. Es ist der schwierigste an diesem Tag. Sie müssen zu Ihrem Chef.
Obwohl immer mehr Anlagen und Systeme in Ihren Verantwortungsbereich wandern, und obwohl die Anforderungen an die Instandhaltung immer größer werden, soll das Geld, das Sie für Ihre eigenen Mitarbeiter und für die Externen bekommen, nächstes Jahr gekürzt werden.
Ihr Budgetvorschlag, den Sie erarbeitet haben, wurde abgelehnt. Nun müssen Sie dafür kämpfen, dass Sie die notwendigen Mittel auch erhalten.
Einnahmen und Ausgaben transparent darzulegen, ist meist nicht einfach.
Das Problem dabei ist, die Zahlen transparent zu machen. Viele Faktoren beeinflussen die Kosten der Instandhaltung:
Welche Anlagen und Systeme sind noch in Garantie oder/und Gewährleistung?
Wie teuer sind die Wartungsverträge der vielen Partner/Hersteller?
Inwieweit sind Instandsetzungen im Wartungsvertrag beinhaltet?
Welche Leistungen müssen nach Zeit und Aufwand zusätzlich vergütet werden?
Fallen Zusatzkosten an, um Spezialisten zu erhalten?
Sind Anfahrtspauschalen notwendig?
Welche Serviceleistungen sind pauschal in der Wartung der Externen beinhaltet? Welche müssen zusätzlich explizit beauftragt werden?
Welche Wartungsleistungen werden über Projekte finanziert und welche werden aus dem Instandhaltungsbudget bezahlt?
Welche Leistungen müssen Sie aus Ihrem Budget bezahlen und welche können Sie Ihren „Kunden“ weiterverrechnen?
Es wird problematisch, Einnahmen und Ausgaben so transparent darzulegen, um deutlich zu machen, dass weitere Einsparungen eigentlich gar nicht möglich sind. Sie erwarten eine harte Diskussion.
DIE INSTANDHALTUNG VON MORGEN
Seit Jahren sind die Kosten der Instandhaltung in Ihrem Bereich kein „Fass ohne Boden“ mehr. Sie haben ein durchgängiges Finanzmanagement etabliert und wissen ganz genau, welche Leistungen Sie im nächsten Jahr unbedingt benötigen, weil Sie dafür pauschale Beträge an Ihre externen Partner zahlen oder dafür eigenes Personal disponiert haben.
Sie haben darüber hinaus genau aufgeführt, welche Leistungen bei all Ihren Instandhaltungsaktivitäten zusätzlich zu den Pauschalen zu bezahlen sind und was diese kosten. Aufgrund Ihrer Auftragsdatenbank konnten Sie feststellen, wie viele dieser Leistungen im vergangenen Jahr abgerufen wurden. Auch Vorjahresvergleiche können nun einfach durchgeführt und Durchschnitte gebildet werden. Dadurch können exakte Prognosen der Kosten für das neue Jahr erstellt werden.
Sie kennen den Pauschalbetrag und die flexiblen Anteile, welche zusammenaddiert die Gesamtkosten der Instandhaltung ausmachen.
Glücklicherweise wissen Sie auch, wie viele Leistungen Sie im vergangenen Jahr Ihren Kunden weiterverrechnen konnten. Diese reduzieren das notwendige Budget. Der verbleibende Saldo sind die Finanzmittel, welche Sie auch im neuen Jahr benötigen.
Würde dieser Betrag „mit dem Rasenmäher reduziert“, so müssten Sie unterschiedliche Wartungsaktivitäten kündigen. Das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten über Kostenkürzungen geht einfach. Er kann Ihnen nicht „einfach so“ 10 % Budget kürzen, denn Sie können ihm im Zuge dessen sagen, welche Leistungen exakt im neuen Jahr in diesem Fall nicht mehr erbracht werden würden.
Immer wieder konnten Sie dadurch im Dialog Inhalte, Qualitäten, d. h. Leistungen und dazu passende Einsparpotenziale, diskutieren.
Bereits im letzten Jahr wurde festgestellt, dass die Instandhaltung sehr kostenoptimiert funktioniert. So gehen Sie auch in diesem Jahr davon aus, dass weitere Kürzungen Ihres Budgets nicht erfolgen werden.
Sie sind zuversichtlich, weil Sie mit einem klaren Kostenbewusstsein und einem dazugehörenden Finanzmanagement eine hohe Transparenz Ihrer Kennzahlen vorweisen können.
UNSERE EMPFEHLUNG
Im Zuge der Konsolidierung der externen Verträge, die den größten Teil Ihrer Instandhaltungskosten ausmachen, sollten Sie einheitliche Positionen für vergleichbare Leistungen einführen. Damit nutzen Sie nicht nur einen einheitlichen Vertrag, sondern auch ein einheitliches Abrechnungsmodell.
Dieser „Leistungskatalog der Instandsetzung“ bildet die Basis Ihrer zukünftigen Beauftragungen. Das gilt für Pauschalen, aber auch für Leistungen nach Aufwand. Auch alle Leistungsnachweise und Abrechnungen Ihrer Partnerunternehmen sollten nach diesem Muster erfolgen.
Schaffen Sie eine vollständige Kosten- und Leistungstransparenz durch einen Leistungskatalog, der Ihnen einen Gesamtüberblick ermöglicht und Entscheidungssicherheit garantiert.
Dies ermöglicht nicht nur eine umfangreiche Budgettransparenz am Ende des Jahres, sondern nahezu täglichen Durchblick auf Knopfdruck. Das schafft Überblick, zeigt die verbrauchten Mittel und erleichtert Ihnen die Budgetkalkulation.
In dieses Konstrukt können Sie auch die weiteren Kosten für Ersatzteile, Werkzeuge und interne Aufwendungen einpflegen. Dadurch haben Sie einen vollständigen Überblick aller Kosten, die im Rahmen Ihrer Instandhaltung entstehen.
Beginnen Sie, Ihren Kunden definierte und maßgeschneiderte Instandhaltungsleistungen in Rechnung zu stellen. Damit können Sie Ihr Budget partiell entlasten und eigene Einnahmen verbuchen. Treffen Sie insbesondere dann, wenn ganz spezielle Leistungen nachgefragt werden, separate Vereinbarungen. Definieren Sie dazu Servicebausteine und versehen Sie diese mit entsprechenden Preisen. Diese können Sie bei Bedarf Ihren internen Kunden „verkaufen“.
Durch die Einführung einer geeigneten Software sollen Sie durchgängig alle Kennzahlen im Überblick behalten. Optimal ist es, dafür eine dedizierte Lösung für die Instandhaltung zu nutzen.
UNSERE TIPPS:
Einheitliches Verrechnungsmodell für externe Leistungen entwickeln und bei allen neuen Verträgen anwenden.
Eine zentrale Datenbank etablieren, in welcher das Verrechnungsmodell, Leistungsnachweise und Abrechnungen aller Ihrer Partner zusammengefasst sind.
Versuchen, einzelne Leistungen des Portfolios Ihren Kunden im Unternehmen „zu verkaufen“.
Versuchen, von der Budgetfinanzierung zu einer Leistungsverrechnung zu gelangen, um eine Budgetentlastung zu erreichen und um die Transparenz von Aufwand und Leistung zu optimieren.
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